Para una Institución es fundamental la buena relación con la sociedad y la opinión que las personas tengan de ésta. Como consecuencia se debe cuidar todos los detalles que trasciendan a la opinión pública para no dañar la imagen de la institución.

Es importante la opinión pública que los ciudadanos tengan sobre el representante de una organización, para favorecer la imagen del organismo al que representa. De ahí que los representantes de las instituciones públicas necesiten el asesoramiento de expertos en proyectar una imagen corporativa a gusto de la sociedad. 

Este gabinete asesor es el Departamento de Relaciones Públicas de la institución que engloba al gabinete de protocolo.

¿Qué son las relaciones públicas? 

Si nos ceñimos a la definición de la RAE diremos:

relaciones públicas.

1. f. pl. Actividad profesional cuyo fin es, mediante gestiones personales o con el empleo de las técnicas de difusión y comunicación, informar sobre personas, empresas, instituciones, etc., tratando de prestigiarlas y de captar voluntades a su favor. 

De esta definición se desprende que las relaciones públicas sirven para mejorar la imagen de la institución e influir de manera positiva en la opinión que tengan de ella los distintos públicos que pueda tener dicho organismo. 

Imagen de la institución 

Es imprescindible la buena relación con todos los grupos que afectan a nuestro organismo, el propio personal, los accionistas, proveedores, otras instituciones, asociaciones vecinales o de otro tipo que tengan relación con nosotros, medios de comunicación, organismos de la administración de la nación o autonómicos, otras entidades, etc… 

De este modo la imagen pública de nuestra institución será favorable lo que ayudará al buen funcionamiento de ésta y al desarrollo futuro. 

¿Quién es un buen  asesor en RR.PP. y Protocolo?  

Las funciones que hay que realizar para llevar a cabo una buena campaña de relaciones públicas no las puede desempeñar cualquier persona por la exigencia del puesto, la responsabilidad que conlleva y las características tan concretas que se buscan. 

Ha de ser una persona organizada, responsable, acostumbrada a trabajar en un entorno dinámico, gran negociador, que sepa encajar críticas, resolver problemas, con un carácter afable, amistoso, comunicativo y con conocimiento de los medios, estratega y primordial con gran lealtad hacia el organismo al que pertenece. 

Organización y funciones del Departamento de Relaciones Públicas 

La responsabilidad del departamento recae sobre el Director de éste gabinete. Éste podrá servirse tanto de asesores internos que forman parte de manera continúa del gabinete o de asesores externos mediante agencias de comunicación, protocolo, etc.. 

Serán responsabilidades directas de éste departamento:

• Labores de información
• Comunicación y relación con los medios
• Protocolo
• Asesoría al equipo de dirección
• Actuación frente a acontecimientos especiales
• Desarrollo de un plan integral de comunicación

 Acciones que pueden llevar a cabo desde el Dpto. de RR.PP y Protocolo

•  Diseñar campaña de comunicación para reforzar la imagen de la institución
• Atención a clientes reales y potenciales del organismo
• Realización de campañas publicitarias
• Establecer un trato cordial con los accionistas y organizaciones financieras
• Organización de convenciones, ferias y exposiciones
• Creación de un manual de la organización
• Preparación de visitas a empresas 
•  Creación y elaboración de una revista de la institución
• Entrega de premios con el nombre la institución
• Relación con la comunidad
•  Entregas de regalos y pedido de éstos
• Labores relacionadas con posibles patrocinios, sponsorización o mecenazgo
• Colocación de banderas en los sitios correspondientes de manera adecuada
• Preparación y elaboración de actos, inauguraciones, primera piedra, juntas, etc…